设计师如何提高自己的工作效率?我总结了这些方法!

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发表时间:2018-08-16 06:19作者:原创文章来源:蜂锐网络科技有限公司网址:http://www.limego.cn

自由设计师,以及那些为小型设计工作室工作的人,常常面临着如何找到更高效的工作时间,并在一天中达到最大效率的挑战。


不管你是一名自由职业者,还是一名设计机构的雇员,还是一名网页设计师,你都可以通过减少混乱以及增加日常生活的简单性来获益。


尽管这可能是一场更“典型”工作的人的斗争,但自由职业者增加了分心、独特的挑战,没有人能让他们负起责任。要想成为一名成功的自由职业者,你必须把工作重点放在效率上,并找到适合你的方法。


我们每个人都是独一无二的,没有一个有效的流程适用于所有人的工作,但是我们每个人都有很多可以做的事情来改善我们的工作流程。


在这篇文章中,我将介绍一些通过我自己的经历所获得的经验教训。对我来说,效率是一个不变的目标,并且总是对寻找新的方法来获得更多的时间感兴趣。在这些领域,我远非大牛,但却在不断进步。希望这些个人经验能帮你在自己的工作中有效地提升效率!


1. 有一天的任务清单


没有效率的一天,最好的方法就是整天工作,没有明确的定义你需要完成什么。简单地列出一份待办事项清单会让你有很长一段路要走。


自由职业的一个问题是,在任何一天你都可以做很多不同的事情。虽然这些事情在某种程度上可能对你的工作室有帮助,但它们在重要性和紧迫性上并不都是平等的。


如果没有一个任务清单,你就会冒着一整天都在工作的风险,这些事情看起来似乎让你的生意受益,但最终你并没有把精力集中在正确的事情上。


对于我们大多数人来说,待办事项清单是时间管理的一个关键方面。然而,有一个待办事项清单之后你的工作效率下降的一个原因就是它可以变得非常完整和势不可挡。当这种情况发生时,待办事项清单实际上会变成一种障碍,而不是一种帮助,因为你可能会发现自己专注于你永远无法完成所有事情,而不是专注于手头的任务。


为了简化你的待办事项列表,你可以把你的待办事项列表尽量缩短。例如,专注于在某一天完成两到三个特定的事情,而不是在待办事项清单上列出 15 或 20 件事情。你会发现,在你的清单上的事情越少,你就能越好地完成每一件事,而且你也应该能够高效地完成它们。


在你的待办事项清单上只有两三件事情并不总是可行的,在这种情况下,你可以把你的清单分成主要和次要的任务,并且尽可能地把主要任务保持在有限的时间范围内。这将有助于你把注意力集中在一小部分重要的任务上,你可能会发现你的工作做得更好。


有一天的任务清单


2. 对你的任务优先级排序


在我的日常工作中,我最大的挫折之一就是,似乎我一天都不能做我想做的每件事。在这种情况下,任务列表很可能会在一天结束时保留一些东西。


因此,重要的是不仅要创建一个任务列表,还要对要完成的项目进行优先级排序。你的任务会不同于日常工作,但你可能会有一些非常重要的事情必须完成,还包括一些其他的重要性和紧急性的事情。


我个人的优先处理方法是简单地设定必须完成的任务,然后我还列出了一天中的一些扩展目标。


如果我能在某一天完成所有最重要的事情,那我就可以继续做扩展目标了,这通常比我的主要任务更不紧急。这样我就不会提前完成工作,也没有什么可做的,而且我的清单里也没有太多的东西,当我不能把所有的事情都做完的时候,就会产生不利的影响。


对你的任务优先级排序


3. 把重点放在完成任务上而不是开始新任务上


大多数自由职业者都有一些不同的项目在进行。最重要的是,每个项目可能都有几个不同的任务需要完成,而且你甚至可能有一些项目需要个人更多时间


所有这些事情都在为你的注意力而战,在完成其他任务之前,你很有可能会去挖掘新的任务。通过这样做,在完成这些任务和项目的时候,你大多都会花费更多的时间和精力。


为了让自由职业者保持收入的持续增加,重要的是项目要在最短的时间内完成。能够完成一个项目将帮助你更快地获得报酬,并允许你进入另一个项目。


根据我的经验,当我在做太多事情的时候,最好是把时间花在接近完成的任务和项目上。能够把事情从清单上划掉,感觉很好,并有助于减轻压力,同时帮助创造一个更有成效的环境。


4. 了解你工作中最重要的时刻


有些人在清晨工作是效率最好,而有些人则更喜欢下午或晚上。每个人都有比别人更个性化的时间来保持专注和提高效率。


我倾向于早起,但在一天的头几个小时里,我并没有达到高效的峰值状态。我发现,与其在一天开始的时候努力去做更多的事情,不如把时间用在那些不那么有状态的任务上。


如果你在家工作,你可能会避免一些典型的干扰,比如起床,开始工作,然后与在家里的其他人沟通。你可能会发现,从你的压力水平和你的日常生活中,开始你的工作日会有一些好处。当你开始工作的时候,你可能会面临一种压力,那就是你应该在一天的特定时间内完成更多的工作,但是早点开始可以让你感觉自己已经领先了。


在我努力集中精力的时候,我会清理我的收件箱,平和地回复我的社交媒体上的评论,评估我在当前项目上的总体进度,或者任何需要时间但不是精神高度集中的事情。


有了这种方法,我就可以高效地利用一天中最没有效率的时间,这样就可以节省我的工作时间。比如在客户的网站上工作,或者写文章。


有了自由职业者的各种各样的任务,总有很多事情需要完成,在工作和专注方面需要不同程度的强度。如果你能把你最好的工作时间和最紧张的任务相匹配,你的效率最低的时候,你会得到更多的日常工作,同时,你会拥有更多的时间去进行处理。


5. 给自己一些灵活性


我已经讲过了优先级任务的重要性以及每天使用不同时段的重要性,但是不要过于死板,这样你就可以给自己留出一些空间来保持灵活性。


会有一些日子不像提前计划的那样,允许自己有一些灵活性,并根据情况来改变你接下来要做的事情。


6. 有指定的工作结束时间


我在这一周面临的最大挑战之一就是知道什么时候结束我的工作。当你在为别人工作时,很容易有一个明确的休息时间,但作为一名自由职业者,总有一种继续工作的诱惑。


有这么多的事情要做,你的收入在完成项目的时候,似乎在间接的告诉你的工作时间会更长,你的工作效率会更高。但根据我的个人经验,我发现当我有一些事情迫使我在某一特定的时间结束一天的工作时,我经常感觉自己做得最多。


随着时间的推移,你会更容易快速地行动起来,并且每小时都能获得更多的生产力,因为它们是有限的。


没有固定的结束时间,我经常发现自己工作效率不高,因为我觉得自己有足够的时间。在那些日子里,我的工作时间越来越少,而我常常似乎没有完成更多的工作,即使是加班加点的工作。


7. 大部分过程


有这么多不同的事情要做,很可能你的一天被分解成许多小块的时间来完成特定的任务。为了达到更高的效率,试着使用更大块的时间,同时把类似的事情一次性完成(这取决于你工作的性质)。


例如,如果你可以避免使用你的电子邮箱,你可以每天花更少的时间在处理电子邮件上,每天查看 2~3 次,每次都清空你的收件箱。一天中多次查看邮件可能会导致更多的时间而不是必要的时间。


我的一个例子就是写博客文章。我喜欢为我的博客制作内容的方法是把特定的日子放在一边,这是我唯一关注的地方。我可以完成一篇文章,然后继续下一篇。我可能会有一份我想要做的想法的清单,这样我就不会在开始写作之前浪费时间去做决定。有了这种方法,我觉得我可以从我有限的工作时间里得到更多的东西,而不是在我有时间的时候去写一篇文章。


8. 跟踪你的时间


你可能会完全惊讶于你在一周的工作时间里是如何度过你的时间的。跟踪你的时间可以帮助你发现效率低下和提高效率的方法。


如果你不知道你的时间是怎么花费的,你就很难知道如何改进你的时间安排。当然,我并不是建议你每天都要追踪你的时间,但是如果你在平时都这样做的话,你可能会惊奇地发现,你可以很容易地发现自己在某些领域进步并提升。


简化你的工作的一个关键是要有条理。有很多项目管理软件和软件选项可以帮助你进行组织。不管你使用什么应用或方法,有一个既定的项目管理方法可以帮助你充分利用你的时间,你会发现你浪费了更少的时间,并且由于组织和交流的改善而缩短了工作时间。


跟踪你的时间


9. 识别你的干扰


跟踪你的时间的好处之一是它能帮助你识别那些可能会让你分心的事情或活动。无论你是否在任何时刻都在跟踪你的时间,有效地工作的首要步骤之一就是承认你的分心。消除或控制这些干扰会带来更大的效率,但为了做到这一目标,你首先必须准确地认识和理解你在高效工作时所面临的挑战。


每当工作效率和简单性的话题出现时,总是会提到分心的事。对于自由职业者和独立设计师来说,一天中的大部分时间都将会带来一些潜在的干扰。


像电子邮件、微信和微博这样的东西对我们大多数人来说都是必要的,但是如果他们没有得到适当的管理,他们也会占用大量的时间 / 工作时间。


如果可能的话,有特定的时间阅读和回复电子邮件以及社交网络上的信息。如果你在一天中的某个时间限制它,你就不会因为你正在做其他的事情而分心,你就能更高效地完成工作。


10. 有切合实际的期望


雄心勃勃的自由职业者通常会感到压力,要比在给定的时间内完成更多的工作。这显然会增加压力,更不用说低质量的工作了。现实的期望能让你在一天的工作中完成你想要完成的事情。


对现实的期望最大的部分是你每天给自己分配的工作量。一次性完成太多的项目,并尝试着处理太多不同的任务,会导致杂乱的工作时间和不令人印象深刻的结果。


不要急于做太多的事情,而要更多地专注于做你最好的工作,做你目前正在做的事情。如果你在这个领域里挣扎,你可以通过外包一些任务来提高你的工作效率。


一些自由职业者在任何时候都倾向于与几个不同的客户合作。减少客户的数量将有助于你更专注于那些你正在为他们工作的客户的项目,并且你应该能够更有效率。理想情况下,你可以更快地完成项目,这可能让你在一个月或一年的时间里仍然与同样数量的客户打交道,你只需要少花点时间。


当然,有很多时候,你需要等待客户的反馈或者向你提供信息,所以有时候这是很有挑战性的。但是如果你发现你的日子往往是混乱的,没有你想要的那么有效率,那就看看你正在工作的客户的数量,然后试着缩减开支,看看情况如何。


11. 在前一天计划好你的计划


这可能更多的是个人偏好,但我发现,如果我花几分钟在每一天结束时计划第二天的工作计划,我通常更意识我要完成的事情,并且,我可以做得更好,而不是等到第二天早上计划。


如果我等到第二天早上开始计划,我发现我花了几分钟才能够清晰地回忆起要做的事情,这往往会让我忽略掉一些重要的事情,也会影响到我这一天的工作效率。


在每天结束的时候,我可以看看我每天要做的事情,然后很快就能看到我在那些我想要完成的项目上的进度。在这一点上,为第二天做计划是一个更快速的过程,我清楚地知道我需要从哪里开始,而不会冒着忘记事情并花上一定时间回忆的风险。现在我就不浪费时间在这上了,我想我已经知道我该怎么做。


12. 保持睡眠质量


在我作为一名自由职业者的那段时间里,尤其是当我在一份全职工作上做兼职的时候,我的平均睡眠时间比我一生中任何时候都要少。


然而,睡眠是生产计划的重要组成部分。我们每个人在这方面都有不同身体机能,但我个人倾向于在一天的开始和结束时注意到这一点。


如果我感觉得到很好的休息,我可以通过这些质量的睡眠时间变得更有成效。如果没有,我就很难继续保持应有的工作状态。


保持睡眠质量


13. 健康的饮食习惯


你体内的食物会对你的能量水平和你的身体状态产生很大的影响。我不打算细讲,因为我不太了解这个话题,但一般来说,健康的饮食习惯会让你有更好的工作效率。


健康地饮食习惯


14. 呼吸新鲜空气


我不喜欢在家工作的一件事就是我在家里花费在工作的时间过长。我经常发现,散步或开车去呼吸一些新鲜空气是很有帮助的。


有时候,在不同的环境下工作,或者是在工作一段时间后到室外走走,确实会提高自己的工作效率。这是你可以用几分钟时间完成的事情,但它可能会在接下来的几个小时里产生显著的影响。


即使你在你的时间里只专注于一项任务,每隔几小时做一次短暂的休息(5~10 分钟)也是很有帮助的。利用这些休息时间可以帮助你重新集中注意力,避免由于注意力不集中而效率低下。


15. 在舒适的环境中工作


作为一名自由职业者,你可能会花很多时间在一个家庭办公室。让办公室成为一个舒适的空间对于提高你的工作效率是很重要的。你在办公室里做的事情并不重要,但它应该是一个可以让你长期专心工作的地方。


在杂乱的环境中工作会增加不必要的压力。花几分钟清理一下你的办公桌,或者整理一下你的工作区域,你可能会注意到你对工作的感觉和心态的不同。这是一件简单的事情,只需几分钟,但它可以通过减轻压力和紧张来产生巨大的影响。




你的经验是什么?在评论中,你可以自由地分享你对工作效率的看法。



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